Intelligenza artificiale e organizzazione documenti, l’IA ci può aiutare ?
Intelligenza artificiale e organizzazione dei documenti. In che modo l’IA può aiutarci ?
Se hai mai lavorato con documenti digitali o cartacei, sai quanto può essere frustrante gestire i documenti, in particolar modo se la loro quantità è notevole.
Sebbene la tecnologia abbia reso la creazione di documenti più facile che mai, organizzarli e trovare ciò che serve può ancora essere una sfida.
Infatti esistono ormai innumerevoli programmi evoluti di scrittura, dettatura, controllo ortografico, traduzione, impaginazione, composizione e lettura, ma l’organizzazione dei documenti è rimasta leggermente indietro.
Fortunatamente, il dilagare dell’Intelligenza Artificiale (IA) nel mondo digitale ci aiuta ad organizzare e semplificare il processo di gestione dei documenti in diversi modi.
Vediamo insieme i 4 modi in cui Intelligenza Artificiale e organizzazione dei documenti possono cooperare al meglio:
- Riconoscimento di Testo: Grazie alla tecnologia OCR (Optical Character Recognition), l’IA può analizzare i documenti scansionati e riconoscere il testo in essi contenuto. Ciò significa che puoi cercare parole chiave in un documento e ottenere risultati rapidi e precisi. Inoltre, l’IA può anche rilevare i tipi di documenti, come fatture o contratti, e organizzarli di conseguenza.
- Categorizzazione dei Documenti: L’IA può anche aiutarti a categorizzare i tuoi documenti. Ad esempio, puoi creare regole per classificare automaticamente i documenti in base alle parole chiave o ai dati contenuti. In questo modo, puoi trovare facilmente i documenti necessari quando ne hai bisogno.
- Analisi dei Documenti: L’IA può anche analizzare il contenuto dei tuoi documenti per trovare informazioni importanti. Ad esempio, può identificare nomi, date e numeri di riferimento all’interno dei documenti e organizzarli di conseguenza. Inoltre, l’IA può anche identificare le relazioni tra i documenti, come ad esempio i collegamenti tra ordini a fornitore, documenti di trasporto e fatture.
- Automatizzazione del Flusso di Lavoro: infine, l’IA può aiutare ad automatizzare il flusso di lavoro dei documenti della tua azienda. Ad esempio, puoi utilizzare l’IA per creare flussi di lavoro di approvazione automatici per i contratti, o di verifiche automatiche fra documenti di trasporto e ordini al fornitore. In questo modo, i processi di verifica, controllo e approvazione diventano più efficienti e meno soggetti a errori umani.
Quali sono i software per la gestione dei documenti basati sull’IA ?
Per mettere insieme il binomio Intelligenza Artificiale e organizzazione dei documenti sono nati i cosiddetti Smart DMS (Document Management System) o Sistemi di Gestione Documentale Intelligente. Ne esistono già tanti ed ogni giorno ne vengono rilasciati di nuovi, inoltre alcuni prodotti storici stanno per essere aggiornati con nuovi motori IA.
Eccone alcuni :
- DOCSUMO è la migliore soluzione per IA dei documenti con API pre-istruite per ogni necessità (dal sito DOCSUMO).
- AIDA è la soluzione di elaborazione dei documenti intelligente più avanzata sul mercato, rende le tue attività relative ai documenti semplici e convenienti (dal sito AIDACLOUD).
- KNOWLEDGELAKE è la soluzione intelligente per i tuoi più importanti flussi di documenti (dal sito Knowledgelake).
- NANONETS semplifica la gestione dei documenti con flussi di lavoro di documenti personalizzati senza codice, oltre 5000 integrazioni e software OCR avanzato (dal sito Nanonets).
- ALFRESCO offre soluzioni innovative per la gestione dei contenuti. Per collegare, gestire e proteggere le informazioni più importanti della tua azienda, ovunque si trovino (dal sito Alfresco).
- AMAZON WORK DOCS Amazon WorkDocs è un servizio di creazione di contenuti, archiviazione e collaborazione sicuro e interamente gestito. Con Amazon WorkDocs puoi creare, modificare e condividere facilmente i contenuti (dal sito AWS).
- DOKKIO trova, organizza, cataloga e comprende tutti i tuoi files online (dal sito Dokkio).
- HUDDLE di Ideagen offre un’esperienza personalizzata e incentrata sui documenti mirata alla collaborazione regolamentata tra le aziende e i propri clienti. (dal sito Ideagen)
- INTELLIGENT CAPTURE di Opentext riduce i costi e accelera le attività con l’elaborazione e l’automazione intelligente dei documenti (dal sito Opentext).
- TOTALAGILITY di Kofax è una piattaforma integrata per l’automazione di flussi di lavoro, che unisce la progettazione di processi low-code, l’elaborazione intelligente dei documenti basata su IA e il monitoraggio, oltre all’integrazione con Kofax RPA per l’automazione delle attività (dal sito Kofax).
- Document Understanding di UiPath insegna ai robot a elaborare in modo intelligente i documenti utilizzando l’intelligenza artificiale (dal sito UIPATH)
- Flexycapture di ABBYY per trasformare i documenti aziendali in valore per l’azienda ed eliminare gli intoppi in processi basati sui documenti (dal sito ABBYY).
- IQ BOT di Automation Anywhere aumenta l’automazione con l’elaborazione dei documenti basati sull’intelligenza artificiale progettata per l’80% dei processi aziendali che oggi si basano sulle persone per individuare e organizzare dati non strutturati prima ancora che il processo possa iniziare (dal sito Automationanywhere).
- TRUCAP+ di Datamatics fa risparmiare tempo, costi e ore del personale. La nostra soluzione di acquisizione dati basata su IA rende l’elaborazione dei documenti un gioco da ragazzi, riducendo al minimo la necessità di immissione dei dati manuali, gestione delle eccezioni e controlli di qualità (dal sito Datamatics).
- DATACAP di IBM semplifica l’acquisizione, il riconoscimento e la classificazione dei documenti aziendali. La sua elaborazione del linguaggio naturale, l’analisi del testo e le tecnologie di apprendimento automatico identificano, classificano ed estraggono contenuti da documenti cartacei non strutturati o variabili (dal sito IBM).
- COGNIDOX è un DMS prevalentemente per ambiti medici, scientifici e High-tech. Soddisfa i requisiti FDA, GxP & ISO 13485.
La lista non è esaustiva e come dicevo vengono rilasciati continuamente nuovi prodotti più performanti o semplicemente più adatti a specifiche esigenze.
La selezione del prodotto specifico dipende essenzialmente dall’utilizzo che se ne farà, dalla quantità di dati da trattare, dalle dimensioni dell’azienda utilizzatrice, ma soprattutto dalla residenza degli archivi (cloud, server locale, server remoto, Europa, America, Asia, ecc), dagli standard e dai protocolli di sicurezza richiesti.
In sintesi, l’Intelligenza Artificiale può aiutarti a gestire i tuoi documenti in modo più efficiente e organizzato. Dai riconoscimenti di testo alla categorizzazione dei documenti, all’analisi e all’automatizzazione del flusso di lavoro, alla condivisione controllata dei documenti, l’IA può semplificare il processo di gestione dei documenti e far risparmiare tempo e costi. La parte più complessa è sicuramente quella di identificare il software corretto e di configurarlo adeguatamente.